ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы (Переиздание)

Документ «ГОСТ Р ИСО 23081 1 2008 СИБИД» устанавливает принципы управления документами и определяет метаданные, необходимые для их обработки и хранения. Основное назначение стандарта заключается в создании единой системы управления документами, которая обеспечивает их идентификацию, доступность и сохранность. Стандарт применяется в различных областях, включая архивное дело, библиотечное дело и информационные технологии, где важна организация и управление документами.

Ключевыми аспектами, регламентируемыми данным стандартом, являются методы определения и использования метаданных для документов, а также требования к их структурированию и управлению. Стандарт описывает основные параметры метаданных, такие как их типы, свойства и способы применения в контексте управления документами. Важным аспектом является также определение роли метаданных в обеспечении долговечности и доступности документов на протяжении всего их жизненного цикла.

Документ содержит важные технические детали, касающиеся условий применения метаданных и их классификации. Приведены рекомендации по измеряемым величинам метаданных, которые могут варьироваться в зависимости от типа документа и его назначения. Также описываются процедуры оценки качества метаданных, что позволяет обеспечить их соответствие установленным требованиям и стандартам.

Целевая аудитория стандарта включает производителей программного обеспечения для управления документами, архивистов, специалистов по информационным технологиям, а также контролирующие органы, занимающиеся вопросами стандартизации и сертификации. Стандарт служит основой для разработки и внедрения систем управления документами, что способствует повышению их качества и эффективности обработки информации.

Практическое значение стандарта заключается в его влиянии на безопасность и качество управления документами. Он способствует улучшению охраны труда, обеспечивая надежное хранение и доступ к важной информации, что в свою очередь снижает риски потери данных и обеспечивает их целостность. Стандарт также поддерживает совместимость различных систем управления документами, что позволяет организациям интегрировать новые решения без потери информации.

В переиздании документа учтены изменения, касающиеся актуализации терминологии и уточнения некоторых требований, что делает его более соответствующим современным условиям и технологиям. Обновления направлены на улучшение понимания и применения стандартов в практической деятельности, что, в свою очередь, способствует более эффективному управлению документами и их метаданными.