СТО-01.140.20-МНПК-270-09 Положение по организации работы архива технической документации в ООО "Спецморнефтепорт Козьмино"

Документ «СТО-01.140.20-МНПК-270-09 Положение по организации работы архива технической документации в ООО "Спецморнефтепорт Козьмино"» предназначен для регламентации процессов хранения, учета и использования технической документации в рамках организации. Он применяется для обеспечения системного подхода к архивированию документов, что способствует упрощению доступа к информации и повышению эффективности работы с архивом.

Ключевыми аспектами данного положения являются методы организации архивного хранения, требования к оформлению документов, а также процедуры их передачи в архив. Документ описывает параметры, касающиеся сроков хранения, условий доступа к архивным материалам и порядок их уничтожения по истечении установленного срока. Эти регламентируемые аспекты обеспечивают соответствие внутренним стандартам и законодательным требованиям.

Важные технические детали включают классификацию документов по видам и категориям, а также определение измеряемых величин, таких как объем хранимой информации и частота обращения к архивным данным. Установлены условия для проведения периодических проверок состояния архива и актуальности хранящейся информации. Эти меры помогают поддерживать порядок и минимизировать риски потери данных.

Целевая аудитория данного документа включает сотрудников организации, ответственных за ведение архивов, а также контролирующие органы, которые могут проводить проверки соблюдения установленных норм. Производители, работающие с технической документацией, также могут использовать данный стандарт как основу для разработки собственных систем учета и хранения информации.

Практическое значение стандарта заключается в повышении безопасности, качества и эффективности работы с технической документацией. Он способствует улучшению охраны труда, обеспечивая доступ к актуальным данным, что в свою очередь влияет на безопасность производственных процессов. Кроме того, соблюдение данного положения обеспечивает совместимость с другими стандартами и нормативами, что важно для интеграции в более широкие системы управления качеством.

В документе предусмотрены изменения и дополнения, касающиеся обновления требований к электронному документообороту и внедрения современных технологий архивирования. Эти изменения направлены на оптимизацию работы с архивом и соответствие современным требованиям цифровизации. Обновления также включают уточнение сроков хранения некоторых категорий документов, что позволяет более эффективно управлять архивными ресурсами.