ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 51141-98

Группа Т00

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Records management and organization of archives.
Terms and definitions

ОКС 01.040.01; 01.140.20
ОКСТУ 0090; 0006

Дата введения 1999-01-01

ПРЕДИСЛОВИЕ

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Федеральной архивной службой России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп".

Термины - синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина.

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2 Стандартизованные термины с определениями

2.1 Общие понятия

1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

Доступ к полной версии документа ограничен

Название документа

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Номер документа

51141-98

Вид документа

Нормативно-технический документ

Классификация ОКС

01 Общие положения. Терминология. Стандартизация. Документация 01.040 Словари

01 Общие положения. Терминология. Стандартизация. Документация 01.140 Информатика. Издательское дело

Статус

Скрыто

Дата принятия

Скрыто

Дата начала действия

Скрыто

Документ «ГОСТ Р 51141-98» представляет собой стандарт, устанавливающий термины и определения в области делопроизводства и архивного дела. Основное назначение данного стандарта заключается в унификации понятий и терминологии, что способствует более эффективному взаимодействию между различными участниками процесса делопроизводства и архивирования. Стандарт применяется как в государственных, так и в частных организациях, что делает его актуальным для широкой аудитории.

Ключевые аспекты, регламентируемые документом, включают определения основных понятий, таких как «делопроизводство», «архив», «документ» и «документация». Также стандарт описывает методы работы с документами, требования к их оформлению и хранению, а также процедуры, связанные с архивированием. Эти аспекты способствуют созданию единой системы делопроизводства, соответствующей современным требованиям.

Важно отметить, что стандарт также охватывает технические детали, касающиеся условий хранения документов, их классификации и систематизации. Указаны параметры, которые должны соблюдаться для обеспечения сохранности и доступности архивных материалов. Это включает в себя требования к температурному и влажностному режиму, а также к средствам хранения документов.

Целевая аудитория стандарта включает производителей архивного оборудования, организации, занимающиеся делопроизводством, а также контролирующие органы, ответственные за соблюдение норм в данной области. Стандарт служит основой для разработки внутренних регламентов и инструкций, что делает его важным инструментом для профессионалов в области управления документами.

Практическое значение «ГОСТ Р 51141-98» заключается в повышении качества делопроизводства и архивного дела, а также в обеспечении безопасности и совместимости документов. Стандарт способствует улучшению условий труда сотрудников, работающих с документацией, и минимизации рисков, связанных с потерей или повреждением архивных материалов. В результате его применения обеспечивается более высокий уровень защиты информации и упрощается процесс доступа к важным документам.

С момента своего принятия стандарт претерпел некоторые изменения и дополнения, касающиеся уточнения терминологии и расширения перечня регламентируемых понятий. Эти обновления направлены на адаптацию документа к современным условиям работы с информацией и документами, что делает его актуальным в быстро меняющейся информационной среде.

Описание документа носит справочный характер, достоверность этого материала не гарантируется.