ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности

ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009

     
     
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Системы электронного документооборота

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ. ИНФОРМАЦИЯ, СОХРАНЯЕМАЯ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности

Electronic records management systems. Document management. Information stored electronically. Recommendations for trustworthiness and reliability

ОКС 37.080:25.040.40

Дата введения 2012-08-01

     
     
Предисловие

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании", а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения"

Сведения о стандарте

1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью "Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)" на основе собственного аутентичного перевода на русский язык стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18 октября 2011 г. N 466-ст

4 Настоящий стандарт идентичен техническому отчету ИСО/ТО 15801-2009* "Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности" (ISO/TR 15801-2009 "Document management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability").

________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.

Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5 (пункт 3.5).

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет

Введение

Настоящий стандарт содержит описание рекомендуемой практики электронного хранения деловой и иной информации в электронной форме. Выполнение приведенных рекомендаций полезно для организации даже когда достоверность хранимой информации не оспаривается.

Информация в виде цифровых объектов берет свое начало из многих источников. Настоящий стандарт применим к электронным объектам в любой форме, от традиционных отсканированных графических образов, электронных таблиц и подготовленных в текстовых редакторах документов и до более "современных" форм, таких как электронная почта, веб-контент, мгновенные сообщения, файлы чертежей, подготовленных в системах автоматизированного проектирования, блоги, вики и т.д.

Пользователи настоящего стандарта должны понимать, что реализация данных рекомендаций не обеспечивает автоматической приемлемости электронной информации в качестве доказательств. В тех случаях, когда электронная информация может потребоваться в суде, применяющим настоящий стандарт лицам и организациям рекомендуется обратиться за юридической консультацией, чтобы уточнить, какие именно законодательные и нормативные требования на них распространяются.

В стандарте описаны меры и средства, с помощью которых в любое время можно продемонстрировать, что контент конкретного электронного объекта, созданного или существующего в компьютерной системе, не изменился с момента его создания в этой системе или с момента импорта в нее.

Независимо от того, каким был оригинальный формат информации, можно будет доказать, что сохраненная в надежной системе информация надежно и устойчиво воспроизводится и что она точно, без каких-либо существенных изменений, отражает то, что было первоначально сохранено.

В тех случаях, когда на законных основаниях возможна подготовка других версий информации (например, новой редакции договора), новые версии рассматриваются как новые электронные объекты. Такой же подход может применяться и тогда, когда в среде автоматизации деловых процессов (workflow-среде) в документ вносятся существенные изменения.

Системы управления информацией могут хранить в электронном виде как информацию, так и документы (в соответствии с определением, приведенным в ГОСТ Р ИСО 15489-1). Настоящий стандарт описывает меры и средства, позволяющие сохранять все виды электронной информации надежным и заслуживающим доверия образом. В случае хранения документов требования настоящего стандарта могут использоваться совместно с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1 с тем, чтобы обеспечить согласованность использования описанных в стандарте политик и процедур с предусмотренными в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1.

Пользователям следует применять настоящий стандарт совместно с законами, нормативными правовыми актами и иными документами, устанавливающими обязательные для исполнения требования на федеральном, региональном, муниципальном и отраслевом уровнях.