ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами (Издание с Поправкой)

     ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008

     
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Информация и документация

АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ РАБОТЫ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Information and documentation. Work process analysis for records

ОКС 01.140

Дата введения 2014-09-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью "Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)" на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии документа, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 31 октября 2013 г. N 1303-ст     

4 Настоящий стандарт идентичен документу ISO/TR 26122:2008* "Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами" (ISO/TR 26122:2008 "Information and documentation - Work process analysis for records", IDT).     

________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 ИЗДАНИЕ (февраль 2020 г.) с Поправкой (ИУС 2-2015)

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

Все организации, независимо от их размера и характера их деловой деятельности, существуют и действуют для достижения определенных целей и решения определенных задач. Чтобы выполнить свои специфические задачи, каждая организация устанавливает и применяет соответствующие рабочие процессы, вместе образующие деловую деятельность организации.

Каждая организация в ходе рабочих процессов создает документы. Эти документы являются доказательствами, подтверждающими цели и задачи организации, ее решения и действия. Чтобы полностью понимать характер таких деловых документов, необходимо понимать рабочие процессы, в ходе которых эти документы были созданы. Понимание рабочих процессов также может быть использовано для определения того, какие документы следует создать по ходу рабочих процессов, и для управления этими документами во времени как активами организации.

Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами проводится с целью определения требований к созданию, захвату и управлению документами. В его рамках описывается и анализируется то, что происходит при выполнении определенных деловых функций в конкретном деловом контексте. Такой анализ не может проводиться чисто абстрактно, и его результаты зависят от точности собираемой информации и от основательного понимания контекста деятельности организации и ее миссии.

Настоящий стандарт предназначен:

- для специалистов по управлению документами (либо лиц, которым в организации поручено управление документами), ответственных за создание и управление документами как в деловых системах, так и в специализированных программных приложениях для управления документами;

- для системных/бизнес-аналитиков, отвечающих за проектирование деловых процессов и/или систем, в рамках которых будет осуществляться создание документов или управление ими.

Для целей настоящего стандарта анализ рабочих процессов включает в себя:

a) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и их деловым контекстом;

b) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и регламентирующими их применение правилами (которые определяются соответствующей нормативно-правовой средой);

c) иерархическую декомпозицию рабочих процессов на компоненты или составные части; а также

d) выявление взаимосвязей (sequential interdependence) между отдельными рабочими процессами и/или отдельными транзакциями, в том числе их последовательности.

Анализ рабочих процессов в интересах создания документов и управления ими позволяет:

- обеспечить четкое выявление требований к созданию документов, способствуя автоматизации захвата и управления документами по мере выполнения работ; а также