Электронный фонд правовой
и нормативно-технической документации
ГОСТ Р ИСО 30301-2014 Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования
ГОСТ Р ИСО 30301-2014
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
Системы менеджмента записей. Требования
Information and documentation - Management systems for records - Requirements
ОКС 03.120.10*
______________
* В ИУС 5-2015 ГОСТ Р ИСО 30301-2014
приводится с ОКС 01.140.20, здесь и далее
по тексту. - Примечание изготовителя базы данных.
Дата введения 2015-03-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Открытым акционерным обществом "Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации" (ОАО "ВНИИС") на основе собственного аутентичного перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 076 "Системы менеджмента"
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 мая 2014 года N 460-ст
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30301:2011* "Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования" (ISO 30301:2011 "Information and documentation - Management systems for records - Requirements").
________________
* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в справочном Приложении ДА
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (Раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).
Введение
Успех функционирования организации в существенной степени зависит от внедрения и поддержания в работоспособном состоянии системы менеджмента, которая предназначена для постоянного улучшения эффективности деятельности и одновременного удовлетворения нужд всех заинтересованных сторон. Системы менеджмента основаны на методологиях, помогающих в принятии решений и в управлении ресурсами для достижения целей организации.
Формирование и ведение записей являются неотъемлемой частью деятельности, процессов и систем любой организации. Они обеспечивают эффективность деятельности, возможность ведения учета, менеджмент рисков и устойчивость функционирования организации. Они также дают возможность организациям извлекать выгоду из ценности своих информационных ресурсов как производственных, коммерческих и интеллектуальных активов и содействовать сохранению коллективной памяти в условиях глобальной и цифровой среды.
Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют возможность высшему руководству применять системный и надежный подход к управлению организацией в условиях, стимулирующих надежную деловую практику.
Стандарты на системы менеджмента записей, разрабатываемые ИСО/ТК 46/ПК 11, призваны помогать организациям всех видов и масштабов или группам организаций, осуществляющих совместную предпринимательскую деятельность, во внедрении, использовании и совершенствовании результативных систем менеджмента записей (далее - СМЗ). СМЗ направляет и контролирует организацию с целью выработки политики и определения задач, связанных с ведением записей, и решения этих задач. Это осуществляется за счет использования:
a) строго определенных функций и обязанностей;
b) систематизированных процессов;
d) анализа и совершенствования.
Осуществление политики ведения записей и решение задач, полностью основанных на требованиях организации, будут способствовать формированию достоверной и надежной информации и получению подтверждений о предпринимательской деятельности, ведению такой информации и предоставлению ее тем, кто в ней нуждается, в течение необходимого периода времени. Успешная реализация надежной политики ведения записей и решение соответствующих задач способствуют формированию записей и созданию систем управления записями, отвечающих всем целям организации.
Внедрение СМЗ в организации также гарантирует прозрачность и прослеживаемость решений, принимаемых ответственными руководителями, и осознание общественных интересов.
Стандарты на СМЗ разрабатываются ИСО/ТК 46/ПК 11 в рамках стандартов на системы менеджмента (ССМ) для обеспечения совместимости с другими ССМ и использования общих элементов и методологии. ИСО 15489 и другие международные стандарты и технические отчеты, также разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, служат основными инструментами проектирования, внедрения, мониторинга и совершенствования документооборота и управления записями, осуществляемых в рамках СМЗ, когда организации принимают решение о внедрении методологии ССМ.
Примечание - ИСО 15489 является основополагающим стандартом, систематизирующим оптимальные методы ведения записей.
Доступ к полной версии документа ограничен
Документ «ГОСТ Р ИСО 30301-2014» определяет требования к системам менеджмента записей, которые направлены на обеспечение эффективного управления записями в организациях. Основное назначение стандарта заключается в создании единой структуры и подхода к управлению записями, что позволяет улучшить качество и доступность информации, а также повысить эффективность бизнес-процессов. Сфера применения охватывает различные организации, включая государственные учреждения, коммерческие компании и некоммерческие организации, которые стремятся оптимизировать свои процессы управления записями.
Стандарт регламентирует ключевые аспекты, включая методы и процедуры создания, хранения, использования и уничтожения записей. Он устанавливает требования к политике управления записями, а также к ресурсам, необходимым для их реализации. Важными параметрами являются идентификация и оценка записей, а также их защита от несанкционированного доступа и потери. Основное внимание уделяется системному подходу к управлению записями, что позволяет обеспечить их целостность и доступность на протяжении всего жизненного цикла.
Технические детали стандарта включают описание условий, при которых должны проводиться процедуры управления записями. В частности, документ предлагает классификацию записей по их важности и частоте использования, а также определяет измеряемые величины, такие как время доступа к записям и уровень их защиты. Эти параметры позволяют организациям проводить оценку эффективности своих систем управления записями и вносить необходимые коррективы.
Целевая аудитория стандарта включает производителей систем управления документами, лаборатории, занимающиеся сертификацией и контролирующие органы, ответственные за соблюдение норм и стандартов в области управления записями. Применение данного стандарта способствует повышению уровня доверия к организациям, что особенно важно в условиях жесткой конкурентной среды и повышенных требований со стороны клиентов и партнеров.
Практическое значение стандарта заключается в его влиянии на безопасность и качество управления информацией, что в свою очередь способствует улучшению охраны труда и совместимости процессов внутри организаций. Внедрение ГОСТ Р ИСО 30301-2014 позволяет минимизировать риски, связанные с потерей или неправильным использованием записей, а также обеспечивает соответствие международным стандартам в области управления документацией.
В документе отсутствуют значительные изменения или дополнения по сравнению с предыдущими версиями, однако уточнены некоторые аспекты, касающиеся внедрения систем менеджмента записей в организационных структурах. Это делает стандарт более актуальным и применимым в современных условиях, что, в свою очередь, способствует его широкому распространению и внедрению в практику управления записями.
Описание документа носит справочный характер, достоверность этого материала не гарантируется.
Чтобы получить полный доступ к этому и другим документам, приобретайте доступ к Информационной сети «Техэксперт» - лидеру в области комплексного обеспечения предприятий нормативно-технической документацией.
доступны в системах «Техэксперт» и «Кодекс»
Возможно вас заинтересуют
ГОСТ Р ИСО 10018-2014 Менеджмент качества. Руководящие указания по вовлечению работников и их компетентности
ГОСТ 32165-2013 Шкурки меховые и овчины выделанные. Метод определения рН водной вытяжки
ГОСТ 32121-2013 Одежда из меховых шкурок с отделкой кожевой ткани и шубной овчины. Общие технические условия
ТУ 14-3-457-76 Трубы печные, коммуникационные для нефтеперерабатывающей промышленности
Нормативы численности рабочих компрессорных станций (установок). Нормативы численности рабочих холодильных установок
Методические рекомендации по применению Классификации эксплуатационных запасов и прогнозных ресурсов подземных вод к месторождениям промышленных вод