ГОСТ Р 59999-2025 Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели

ГОСТ Р 59999-2025

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЦИФРОВОЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ

Требования к эталонной модели

Digital document management of the organization. Reference model requirements

ОКС 01.140.30

Дата введения 2025-12-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью "ДокМенеджмент Консалт" (ООО "ДМК") при участии Межрегиональной общественной организации "Союз ИТ-директоров" (МРОО "СоДИТ") и Финансового университета при Правительстве Российской Федерации

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 055 "Терминология, элементы данных и документация в бизнес-процессах и электронной торговле"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 февраля 2025 г. № 100-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.rst.gov.ru)

Введение

Настоящий стандарт направлен на последовательный переход от автоматизированной обработки документов к цифровым технологиям их создания, использования и хранения.

Одной из основных проблем перехода к цифровым технологиям является отсутствие единой терминологической базы, объединяющей смежные сферы деятельности в рамках процесса управления документами.

Сложилось двоякое толкование термина "электронный документ". Под электронным документом может пониматься и документированная информация, представленная в электронной форме, включая незаверенные электронные копии документов (скан-копии), и документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью.

Объединение двух исключающих друг друга понятий в один термин ведет к непониманию и серьезным ошибкам при работе с электронными документами. В связи с этим требуется устранить равенство между электронной копией и подлинником электронного документа.

В настоящем стандарте документы классифицированы по признаку носителя подлинника: цифровой документ выделен в отдельную категорию электронного документа, и к нему предъявляются те же требования законодательных и нормативных правовых актов, что и к подлинным электронным документам.

Настоящий стандарт устанавливает принципы ведения цифрового документооборота, при котором помимо сканированных копий документов, изначально созданных на бумажных носителях, и их автоматизированной обработки появляется цифровой документ как объект информационной системы.

Настоящий стандарт содержит методику цифровой трансформации документооборота и устанавливает требования к методическому проекту, направленному на формирование целевой модели цифрового документооборота с последующей ее реализацией на базе выбранного программного обеспечения (методические проекты могут осуществляться на договорной основе или быть реализованы внутри организации). Стадии методического проекта схематично показаны на рисунке 1.