ГОСТ Р ИСО 13008-2025 Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов

ГОСТ Р ИСО 13008-2025

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Информация и документация

ПРОЦЕССЫ КОНВЕРСИИ И МИГРАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Information and documentation. Digital records conversion and migration process

ОКС 01.140.20

Дата введения 2026-06-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным государственным бюджетным учреждением "Российский институт стандартизации" (ФГБУ "Институт стандартизации") и Обществом с ограниченной ответственностью "ЭОС Тех" (ООО "ЭОС Тех") на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии международного стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18 июня 2025 г. № 568-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 13008:2022* "Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов" (ISO 13008:2022 "Information and documentation - Digital records conversion and migration process", IDT).

________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВЗАМЕН ГОСТ Р ИСО 13008-2015

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.rst.gov.ru)

Введение

Настоящий стандарт дает рекомендации по проведению конверсии (синонимы: конвертация, конвертирование) документов из одного формата в другой и миграции документов из одной аппаратной и/или программной конфигурации в другую. Он содержит соответствующие требования в плане управления документами, а также описывает организационные и деловые рамки для выполнения процессов конверсии и миграции, вопросы технологического планирования и мониторинга/использования мер контроля над ходом процессов. В стандарте для каждого из этих процессов перечислены этапы, компоненты и конкретные методологии, при этом затрагиваются такие вопросы, как управление рабочими процессами (workflow), тестирование, контроль версий и контроль качества (валидация).

В связи с быстрыми темпами изменения технологий и требованиями по обеспечению долговременной сохранности многие документы в электронной форме в какой-то момент времени необходимо будет преобразовать (провести конверсию) из одного формата в другой или переместить (мигрировать) из одной системы в другую для обеспечения их непрерывной доступности и пригодности к обработке.

Это не означает, что конверсия и миграция являются единственно возможными способами обеспечения долговременной сохранности электронных документов (электронной сохранности). Существует или разрабатывается ряд других методов, таких как эмуляция, но в настоящее время конверсия и миграция являются наиболее распространенными способами обеспечения электронной сохранности. Хотя в настоящем стандарте тема электронной сохранности специально не рассматривается, однако особенности процессов конверсии и миграции могут повлиять на выбор стратегии электронной сохранности. Отношение организации к документам и документированию является основным фактором, влияющим на то, как в ней будут налажены процессы конверсии и миграции (включая выбор используемого формата, необходимого уровня контроля и т.д.). Не существует какого-то одного универсального, пригодного на все случаи жизни способа обеспечения долговременной сохранности электронных документов. Учреждения и организации тем не менее признают полезность стандартизированных процедур; и для изучения и исследования методов обеспечения электронной сохранности, в том числе конверсии, миграции, эмуляции и обновления носителей, был создан ряд испытательных стендов и целевых групп с тем, чтобы определить, какие методы лучше всего работают.

Конверсия и миграция представляют собой отдельные методы обеспечения сохранности электронных документов. Их важно реализовывать на практике управляемым образом во избежание полной или частичной потери аутентичности документов, их надежности, целостности и пригодности к использованию, обеспечивая тем самым сохранение доверия к документам и их юридической значимости (авторитетности документов), как это описано в ИСО 15489-1-2016 (пункт 5.2.2). Настоящий стандарт описывает компоненты программ, вопросы планирования, требования и процедуры управления документами, используемые для осуществления конверсии и миграции электронных документов таким образом, чтобы сохранялись их аутентичность, надежность, целостность и пригодность к использованию и чтобы эти документы продолжали служить в качестве свидетельств деловых транзакций. В случаях, когда конверсия и миграция выполняются одновременно, применимы все требования и рекомендации настоящего стандарта.