ГОСТ Р 7.0.109-2024 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию

ГОСТ Р 7.0.109-2024

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ

Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию

System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Records management. The logical structure, the composition of metadata for records and the requirements for their content

ОКС 01.140.30

Дата введения 2024-05-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело, управление документами"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29 февраля 2024 г. № 265-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.rst.gov.ru)

Введение

Метаданные образуются в момент включения документа в информационную систему по ГОСТ Р ИСО 23081-1. При этом происходит привязка документа к определенному процессу, объекту или субъекту деятельности организации. Метаданные накапливаются в ходе жизненного цикла документа, следуя за содержательными и структурными изменениями. Метаданные также могут быть использованы для различных целей даже тогда, когда основное содержание документа утеряло первоначальную актуальность, например: в аналитике для получения необходимых показателей процессов, происходивших или происходящих в организации.

Целью настоящего стандарта является унификация состава и содержания метаданных документов в информационных системах, обеспечивающих процессы работы с управленческой, в том числе с кадровой, научно-технической и иной документацией в организациях.

Требования настоящего стандарта направлены на поддержку разработки систем электронного документооборота, систем хранения электронных документов (в архивах организаций), информационных систем, обеспечивающих учет документов Архивного фонда Российской Федерации и хранение электронных архивных документов, и других систем, в которых реализованы процессы жизненного цикла документов (например, корпоративные, специальные) на основании единого подхода [1].

Настоящий стандарт также представляет собой методологическую основу для формирования:

- системного подхода к метаданным, описывающим документы, в том числе и электронные, на всем протяжении их жизненного цикла - в рамках процессов создания, включения в систему, использования, оперативного хранения документов и (или) передачи их на архивное хранение или уничтожение;

- единых требований к метаданным при разработке государственных информационных систем согласно статье 14 [2], в которых обеспечиваются регистрация, учет и обращение электронных документов;

- единых требований к метаданным при разработке систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, местного самоуправления и организаций;

- требований к обеспечению сохранности метаданных электронных документов вне зависимости от изменяющихся условий технической среды.

Положения, изложенные в настоящем стандарте, могут быть использованы для оценки существующего информационного обеспечения систем электронного документооборота и иных, указанных ранее, информационных систем.

1 Область применения